Pravdepodobne všetci počuli o potrebe premýšľať o svojich veciach. Je známe, že ľudia, ktorí sa dôkladne pripravujú na prácu vpred, dosahujú skvelé výsledky. Ale plánuje sa jednoduché? Aké sú jeho metódy, nástroje a zásady, ktoré si treba uvedomiť, aby sa naučili správne predpisovať plnenie pridelených úloh? Čo je to strategické plánovanie? Aký je jej význam? Ako sa líši od taktického alebo operačného kalendára? Je potrebné zvládnuť ich všetky? Zoznámime sa s touto témou spoločne.
Čo plánuje?
Plánovanie stanovuje ciele alebo ciele s optimálnym rozdelením zdrojov, ktoré budú potrebné na ich dosiahnutie. Čím náročnejšia je práca, tým vyššia je potreba kvalitného tréningu. Faktom je, že každý proces si vyžaduje využitie ľudského potenciálu a materiálnych zdrojov, rovnako ako čas. Čím lepšie sú pred zahájením práce predpovedané, tým menej prázdnych strát dôjde počas jej realizácie..
História plánovania začína v antickej spoločnosti. Svet okolo nás je cyklický. Človek sa rýchlo naučil predpovedať zmeny počasia, dynamiku populácie voľne žijúcich zvierat, stav vegetácie. To umožnilo pripraviť sa na výsev, zber, zhromažďovanie, lov alebo rybolov.
S rozvojom spoločnosti, vznikom nových profesií, plánovaním získaných pokročilejších foriem. Vzhľad písania zohral v tejto oblasti obrovskú úlohu a s ňou možnosť preniesť veľké množstvo informácií na vonkajšie médiá (hlina, papyrus, pergamen, papier). Vznikli rôzne typy plánovania, ktoré sa budú ďalej diskutovať.
Typy plánovania
Príprava na nadchádzajúcu prácu môže mať rôzne formy alebo prejavy. Všetko závisí od očakávaných dátumov, oblastí, objektov, ako aj od rozsahu, obsahu, hĺbky, záväzku, priority, účtovníctva, koordinácie plánovaných akcií.
Z hľadiska:
- Dlhodobá stratégia rozvoja na obdobie dlhšie ako päť rokov.
- Strednodobé obdobie od 1 roka do 5 rokov;
- Krátkodobé - bežné úlohy (do jedného roka).
Podľa sfér:
- Marketing - určuje globálnu stratégiu spoločnosti;
- Finančné - vypočíta úlohu "matematika";
- Výroba - rozdeľuje hmotné a technické zdroje;
- Výskum - čerpá z veľkého obrazu;
- Individual - pomáha zjednodušiť život človeka.
Podľa objektov:
- Premýšľanie prostredníctvom cieľov;
- Premýšľanie prostriedkami;
- Premýšľanie prostredníctvom umelcov;
- Premýšľanie prostredníctvom programov;
- Myslenie prostredníctvom akcie.
Podľa rozsahu:
- Všeobecne - berie do úvahy všetky komponenty;
- Čiastočne - zohľadňuje významné podmienky.
Podľa obsahu:
- Strategický - odpovedá na otázku "kde?";
- Taktická - dáva odpoveď na otázku "ako?";
- Operačný kalendár - riešenie aktuálnych problémov;
- Podnikateľský plán - komplexné posúdenie prác, ktoré budú v budúcnosti.
V závislosti od hĺbky:
- Agregované - analyzuje všeobecné parametre;
- Detailné - zohľadňuje všetky možné detaily.
Záväzok:
- Povinná (smernica) - zahŕňa prísne dodržiavanie požiadaviek;
- Voliteľné (orientačné) - je odporúčanie.
V závislosti od poradia vykonania:
- Objednávané - znamená postupné vykonávanie;
- Mimoriadne - ak je to potrebné;
- Posúvanie - určuje možnosť rozšírenia.
Podľa účtovných údajov:
- Tvrdé časové rámce;
- Flexibilné - podľa okolností;
- Stiff-flexible - kombinuje dva predchádzajúce typy.
Koordináciou v čase:
- Súčasne - ak existuje jedna etapa;
- Sekvenčné - ak je možné projekt rozdeliť na samostatné etapy.
Prítomnosť rozšírenej klasifikácie neznamená rozdiely v základných princípoch. Najprv ich tvoril slávny teoretik a manažér Henri Fayol, neskôr doplnený jeho nasledovníkmi a rovnako zmýšľajúcimi ľuďmi.
Princípy plánovania
Efektívne podnikové plánovanie sa opiera o nasledujúce základné princípy:
- Jednotnosť a konzistentnosť, čo znamená spoločné ciele a prepojenie jednotlivých prvkov spoločnosti;
- Dôležitosť horizontálnej koordinácie činností a projektov medzi oddeleniami;
- Spoločnosť a jednota pohybového vektora, vzájomná integrácia;
- Participatívnosť (zapojenie všetkých účastníkov projektu do práce);
- Kontinuita implementácie, dodržiavanie dočasných hraníc;
- Flexibilita, ktorá umožňuje úpravy;
- Prítomnosť rezerv, to znamená - manévrovacie možnosti;
- Presnosť z dôvodu konkretizácie;
- Zložitosť, ktorá je vyjadrená v chápaní celkového obrazu;
- Účinnosť určená prebytkom výsledkov nad nákladmi;
- Racionalita vo výbere najlepšej možnosti;
- Proporcionalita a rovnováha zdrojov;
- Vedecké - s prihliadnutím na výsledky modernej vedy a techniky;
- Podrobnosti, ktoré určujú hĺbku pochopenia;
- Jednoduchosť a zrozumiteľnosť umožňujúca prispôsobiť úlohu úrovni porozumenia konkrétnym umelcom;
Pri dodržiavaní týchto princípov stojí za to vedieť, že nejde o vzdialený rozmar, ale o skutočnú príležitosť na zvýšenie efektívnosti každého projektu. Najmä ak sú nástroje na prípravu plánov správne. Hovorme o nich ďalej.
Plánovacie nástroje
Vo všeobecnosti je nástrojom na vytvorenie plánu akékoľvek pamäťové médium, ktoré pomáha šetriť a reprodukovať údaje. Dlhým časom boli hlavnými nástrojmi papier a pero (ceruzka). Rozvoj informačných technológií umožnil presunúť plánovanie do digitálneho sveta, šetriť čas a uľahčiť spracovanie záznamov. Potom sa objavil veľký počet mobilných aplikácií nainštalovaných na smartfónoch. Telefóny sú kompaktné, sú vždy po ruke. To značne zjednodušuje plánovanie prípadov vrátane denných úloh. Aplikácie optimalizujú pracovný postup, pretože sú často vytvorené správnou technológiou pre písanie plánov. O tom budeme hovoriť v ďalšej časti.
Technológia plánovania
Popísaním samotného konceptu "plánovania" zahŕňa definícia tohto slova racionálne rozdelenie síl a zdrojov. Bez zavedenia potrebnej technológie to nie je možné dosiahnuť.
Príprava plánu zahŕňa nasledujúce kroky:
- Základná analýza - hodnotenie zdrojov a vonkajšieho prostredia, pochopenie trendov spoločnosti, identifikácia problémov a vyhliadok, možné rezervy;
- Definovanie a formovanie cieľa - hlavná medzera hnutia v krátkodobom alebo dlhodobom horizonte;
- Vytvorenie koncepcie rozvoja - metódy na dosiahnutie cieľov vrátane potrebných technológií;
- Strategické plánovanie - symbióza základných myšlienok s hlavnými spôsobmi ich realizácie;
- Taktické plánovanie - určenie potrebných zdrojov, ich optimálne rozdelenie;
- Prevádzkové plánovanie - postupné predpísanie všetkých akcií;
- Schválenie plánu - konečné schválenie, prijatie na vykonanie.
Plánovanie začína analýzou a porozumením ich schopností, ďalším stanovením cieľov a určením spôsobov realizácie. Mnohí ľudia majú zmätok v definícii taktického a strategického plánovania, preto im budeme venovať pozornosť.
Aký je rozdiel medzi taktickým a strategickým plánovaním?
Ich rozdiely začínajú globálnou rozhodovacou činnosťou. Z hierarchického hľadiska je strategické plánovanie základom všetkého. Stratégia znamená pochopenie smeru pohybu. Najčastejšie sa také rozhodnutia prijímajú na úrovni vrcholového manažmentu. Taktika je pomocná fáza, na ktorej je zapojená stredná linka spoločnosti. Hlavnou úlohou taktického plánovania je určiť spôsoby, ako dosiahnuť ciele.
Strategické myslenie zahŕňa dlhodobú perspektívu, zatiaľ čo taktické myslenie sa vzťahuje na strednodobé alebo blízke obdobie. Odlišujú sa stupňou podrobností. Stratégia sa môže pozerať na veci na celom svete, zatiaľ čo taktik by mal venovať pozornosť všetkým podrobnostiam tejto myšlienky.
Hlavnou vecou je držať sa práce práve takého smeru - od veľkého až po konkrétne. Plánovanie pracovného času by malo vychádzať z globálneho chápania poslania a cieľov. Tieto princípy sa však uplatňujú v každodennom živote.
Denné plánovanie
Pre harmonický život musí človek udržiavať rovnováhu medzi prácou, domácimi problémami a voľným časom. Ak veľa ľudí premýšľa nad pracovným časom, potom sa všetko, čo sa deje mimo práce, často stáva chaotickým. To je zlé, pretože harmónia sa dosahuje len pri usporiadaní okolitého priestoru a vašich myšlienok. Je ťažké byť v práci starostlivo, s celkovým nedostatkom integrity. Časový manažment je veľmi užitočná zručnosť, ktorá pomáha šetriť silu a šetriť zdroje. Ak má človek neporiadok v hlave a na pracovnej ploche, stratí príliš veľa energie pri hľadaní potrebných informácií. Úspech dosahujú hlavne tí, ktorí môžu zefektívniť všetky svoje záležitosti.
Plánovanie dňa je žiaduce začať od okamihu prebudenia., berúc do úvahy ich fyziologické vlastnosti. Vo všeobecnosti možno povedať, že vrchol intelektuálnej aktivity spadá do obdobia od 10.00 h do 12.00 h. Druhý časový interval začína o 14.00 a trvá približne 2 hodiny. Fyzické schopnosti sa po 17:00 výrazne zvýšili. Je však žiaduce zastaviť náklad až do 18.30-19.00 hod. To je pravda, ak hovoríme o každodennej rutine.
Ale človek tiež musí naplánovať týždeň, mesiac, rok atď. Ide o strategické plánovanie, ktoré sa premieta do taktického plánovania a končí denne. Ak existuje globálna stratégia, mala by sa rozdeliť na malé denné úlohy, ktoré sa vykonávajú podľa určitej každodennej rutiny.
Nemali by ste považovať plánovanie za stratu času. Naopak vám umožňuje uložiť tento zdroj, pretože jasne definuje časový rámec realizácie jednotlivých úloh. Predbežné školenie uľahčuje prácu, čím uvoľňuje dodatočný čas na úspech a rozvoj.
