Veľmi často môžete počuť, ako niekto vrelo stráca čas. Mohli by urobiť všetko, ak by to boli za deň dva alebo tri hodiny. Zároveň existujú ľudia, ktorí pokojne riadia svoje úlohy, dokonca aj pomáhajú druhým. Prečo? Koniec koncov, prvý a druhý deň v priebehu 24 hodín. Riadenie času odpovedá na túto otázku. Čo je to? Ako sa môžete naučiť spravovať svoj čas? Existujú účinné metódy, ktoré pomáhajú žiť racionálne a produktívne pracovať?
Čo je časové riadenie?
Časové riadenie je umenie riadenia času. Zahŕňa metódy stanovovania cieľov, plánovania, riadenia, motivácie, správneho stanovenia priorít. Môžete zvážiť časové riadenie ako celý rad techník zameraných na zlepšenie osobnej efektivity. Je obvyklé diskutovať nie nástroje na riadenie času, ale metódy stanovovania cieľov, motivácie, delegácie atď.
V štruktúre tejto výučby vyniká štyri hlavné blokyktoré tvoria "rebrík" časového manažmentu na základe porovnania s výletom:
- účinnosť - Odpovedá na otázku "ako ísť?"
- technológie - pochopiť "čo ďalej?"
- stratégia - pomáha plánovať "kam ísť?"
- filozofia - dáva zmysel a odpovedá "prečo ísť?"
Správne naplánujte svoj život zo štvrtého bloku "Prečo?" k prvej položke "Ako?"
To je jeden z hlavných bodov časového manažmentu - vybrať globálny cieľ. Ďalej porozumieť smeru jeho implementácie. Potom určte mechanizmy dosiahnutia. Pochopte, aké nástroje sú potrebné na implementáciu všetkých plánovaných krokov.
Samotný význam takejto formulácie problému spočíva v racionalizácii práce, pretože efektívnosť celého podniku závisí od správneho stanovenia cieľov a plánovania.
Vznik a formovanie riadenia času
Slovo časové riadenie sa objavilo v 70. rokoch dvadsiateho storočia. Podľa všeobecnej viery je jeho autor podnikateľ z Dánska Klaus Möller. Ponúkol notebook "Time Manager", ktorý sa stal prototypom organizátora.
Osobne, keď sa narodili základy riadenia času, je to nemožné. Možno tvrdiť, že pokusy o kontrolu osobného času boli vykonané v starom Ríme. Prvým písomným zdrojom sú poznámky Lucius Seneca adresované jednému z rímskych patriciánov. Odporúčal, aby ste sa zapísali do účtovníctva, sledovali jeho použitie, zhodnotili svoj život. Seneca poukázal na potrebu plánovania podnikania a ponúkol to každé ráno. Rímsky filozof zdôraznil aj dôležitosť stanovenia priorít s cieľom dosiahnuť maximálny úžitok.
Pravdepodobne chápanie času v iných civilizáciách staroveku, pretože ľudia všade čelia rovnakým úlohám a problémom. V modernejšej podobe sa časový manažment objavil v polovici 18. storočia a bol načasovaný vývoju priemyselnej revolúcie., S nástupom a masovým rozšírením rastlín a tovární sa ľudská práca stala čoraz menej závislou na prírodných faktoroch. Preto je možné zefektívniť pracovné postupy.
Myšlienky časového manažmentu čiarou prechádzajú mnohými významnými ľuďmi. Napríklad taliansky spisovateľ a učenec Leon Battista Alberti, ktorý žil v renesancii, vo svojich dielach poukázal na dôležitosť správy času. Zameral sa na potrebu zefektívniť prípady, ako aj denné plánovanie. Ideologickým inšpirátorom "časových manažérov" svojej doby bol Isaac Newton, ktorý jasne štruktúroval princípy štruktúry vesmíru. Návrhy, ktoré navrhol, viedli mnohých súčasníkov k premýšľaniu o zjednodušení svojho života.
Jeden z najvýznamnejších podporovateľov riadenia času bol Nemecký filozof Immanuel Kantktorý zlepšil svoj rozvrh tak, že susedia skontrolovali hodiny na ňom.
Americký politik Benjamin franklinktorý dal svetu dobre známu frázu "Čas je peniaze", si uchovával osobný denník, čím dosiahla značné výšky sebakontroly. Jednoduché a účinné odporúčania spoločnosti Franklin tvorili základ mnohých populárnych tréningov v oblasti riadenia času.
Významnú úlohu pri vývoji časového manažmentu zohral americký inžinier. Frederick Taylorktorý položil základy pre moderné riadenie a vedeckú organizáciu práce (NOT). Taylorizmus, ako teória riadenia, mal konkrétny vplyv na zvýšenie produktivity.
Je nemožné pripomenúť talianskeho ekonóma Wilfredo Pareto, ktorý formuloval svetoznámy časový manažment "20:80". To je dešifrovaná týmto spôsobom: 20% úsilia prináša 80% výsledku a naopak. Ak definujete toto "dvadsať", môžete výrazne zvýšiť osobnú efektivitu.
Nemenej významný je príspevok 34. prezidenta Spojených štátov. Dwight David Eisenhower, ktorý vyvinul veľmi vhodnú metódu určovania priorít, nazvanú "Eisenhowerova matica". Navrhol rozdeliť všetky prípady podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Existujú štyri typy úloh:
- Dôležité, naliehavé;
- Dôležité, nie naliehavé;
- Nie je dôležité, naliehavé;
- Nie je dôležité, nie naliehavé.
Venovať pozornosť prvým dvom typom a vyhýbať sa tretej alebo štvrtej, človek sa naučí, ako efektívnejšie využívať svoj čas.
Postupom času sa začali objavovať plynulé toky časového manažmentu. Napríklad časové riadenie žien, mužov, podnikateľov, študentov, školákov atď.
Populárni spisovatelia času v 21. storočí: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande a ďalší. časových manažérov po celom svete. Budeme diskutovať hlavné myšlienky tohto smeru ďalej.
Nástroje na správu času
Základné princípy časového manažmentu sa týkajú najmä súvisiacich tém:
- Nastavenie cieľa
- plánovania;
- Stanovovanie priorít;
- motivácia;
- Delegácie.
Sú navzájom logicky navzájom prepojené a dopĺňajú celkový obraz racionálneho využívania času.
Nastavenie cieľa
Cieľom je hlavný orientačný bod, ktorý vám umožňuje neodchýliť sa od zvolenej trasy. Nastavenie cieľa je základná práca v oblasti riadenia času, ktorá pomáha predchádzať úsporám času pred začiatkom práce.
Najčastejšie ide o metódu nastavenia cieľa nazvanú SMART. Táto skratka znamená splnenie nasledujúcich kritérií pre výber cieľa:
- Konkrétnosť (konkrétne) - jasné pochopenie očakávaného výsledku;
- Merateľné (merateľné) - kvantitatívne alebo kvalitatívne hodnotenie;
- Dosiahnuteľnosť (dosiahnuteľnosť) - schopnosť vykonávať úlohu;
- Relevantnosť - potreba implementácie;
- Časové obmedzenia - definícia časového rámca.
Ak tento cieľ zodpovedá princípu SMART, bude možné ho dosiahnuť s čo najväčším úsilím.
plánovanie
Absencia plánu alebo stratégie zničila mnohé sľubné záväzky. Okrem uvedomenia si cieľa by sa malo rozumieť a aké "kroky" sú potrebné na jeho realizáciu. Okrem toho je žiaduce kontrolovať získané výsledky.
Mnoho plánovacích metód bolo vynájdených, ale v časovom manažmente je jedným z najpopulárnejších sa považuje za rigidne flexibilné plánovanie. Odporúča sa naplánovať nie viac ako 60% vášho dňa, pričom zostane 40-50% plánu v prípade nepredvídaných situácií. Je žiaduce vymedziť najdôležitejšie úlohy a položiť akúsi "rezervu" pre rôzne prípady vyššej moci. Preto bude možné vyhnúť sa negatívnym emóciám z toho, že nebudete plniť alebo upravovať svoje plány. Uloženie pokoja je jednou z najvyšších priorít manažmentu.
priorít
Prioritou je poradie vykonávania rôznych úloh. Podľa zákona, nazývaného "Millerova peňaženka", pamäť človeka môže obsahovať 7 ± 2 prvky. To znamená, že normálna osoba môže ľahko spravovať z 5 až 9 rôznych prípadov vrátane záľub a domácich úloh. Ak je menej, potom bude život nudný, a ak viac, potom mozog nebude schopný spracovať celý rad informácií. Existuje však zákon Pareto, podľa ktorého 20% úsilia prináša 80% výsledku a naopak. Výber priorít vám umožňuje sústrediť sa na tie činnosti, ktoré poskytujú maximálny efekt.
Jednou z najlepších postupov pri výbere priorít je "Eisenhowerova matica", ktorá bola uvedená vyššie v texte. Rozdeľovaním svojich úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti môžete ľahko vybudovať hierarchiu výberom najrelevantnejších a najdôležitejších oblastí.
motivácia
Bez riadnej motivácie zmizne túžba pracovať a produktivita práce sa znižuje na minimum. Časový manažér musí byť schopný inšpirovať seba i ostatných. Skvelou metódou motivácie je "Princíp zakotvenia". Znamená to určitú chválu za výkon konkrétnej úlohy.
Napríklad školák rád hrá na konzole, ale nerobí domácu úlohu. Rodičia s ním môžu podpísať zmluvu, že pre domácu prácu dostane príležitosť hrať. Postupne si dieťa zvykne na to, že po hre nasledujú lekcie, čím sa vytvorí určitý reflex. Podobne môžete urobiť aj v prípade sebapoistenia.
delegácia
Schopnosť delegovať (preniesť) svoje úlohy na iných, aby sa ušetril čas, je mimoriadne užitočná zručnosť pre každého správcu času. Osvojenie si ho nie je tak ťažké. Najdôležitejšie je mať na pamäti 10 základných princípov delegovania:
- Poskytovanie interpreta s potrebnou podporou;
- Zodpovednosť za výsledky svojej práce;
- Predbežné informovanie o objednávke;
- Zapojenie výkonného umelca do procesu;
- Jasný opis očakávaného výsledku;
- Formulácia noriem a pracovných predpisov;
- Motivácia výkonného umelca, označenie jeho záujmov;
- Určenie práv a povinností;
- Pravidelné monitorovanie v etapách implementácie;
- Predvídanie možného zlyhania a "návratu" autority.
Dodržiavanie týchto pravidiel pomáha predchádzať mnohým "úskaliam" delegovania, z ktorých najnebezpečnejšia je potreba opätovnej práce.
Téma delegácie nepriamo zahŕňa schopnosť povedať "nie". Okrem toho, ako sa naučiť, ako presunúť rutinnú prácu k iným, je vhodné, aby ste mohli odmietnuť, ak sa o to pokúšajú.
Metódy riadenia času
Okrem lexikónu z príbuzných oblastí má časové riadenie jedinečnú terminológiu, ako aj originálne metódy. Po prvé, stojí za zmienku pojem "chronofage", ktorého boj, ktorý pomáha ušetriť značné množstvo času. Chronofag doslova znamená "čas-jedlík." To sú všetky návyky, situácie a dokonca aj ľudia, ktorí nás odvádzajú od vykonávania skutočne dôležitých úloh. Naproti tomu stretávajú sa s "časomiercami", ktorí naopak pomáhajú zachrániť tento cenný zdroj. Mimochodom, dokonca aj termín je vytvorený - "bacilus časového manažmentu", čo znamená optimalizáciu navyše k jeho času, a tiež každodennú rutinu okolitých ľudí, vrátane rodiny, priateľov a zamestnancov, premeniť sa na skutočného "časopisu" pre nich.
Z metódy riadenia času sa populárne metódy nazývajú "Tomato Method", "Frog Method", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" a mnoho ďalších. a kol.
Tomato Method
Okrem schopnosti pracovať je veľmi dôležité učiť sa a správne relaxovať. Ale nie je vždy možné dosiahnuť rovnováhu medzi zaťažením a zotavovaním. To je plné vývoja únavy. Geniálny študent z Talianska Francesco Cirillo navrhol pôvodný prístup s názvom Pomodoro metóda. Spočíva v rozdelení práce do 25-minútových intervalov, ktoré sa striedajú s tromi minútami odpočinku - "paradajkami". Po štyroch takýchto cykloch sa uskutoční 15 až 30 minútová prestávka. Táto metóda vám umožňuje dlhšie udržiavať výkon a nadšenie.
Frog metóda
V Európe je výraz "Jedzte žaba na raňajky". To znamená nasledujúce. Ak budete vykonávať najnepríjemnejšiu prácu ráno, žabka, potom bude zvyšok dňa naplnený pozitívnymi emóciami. Táto metóda riadenia času je zameraná na zníženie stresu, normalizáciu emočného zázemia a psychologickú úľavu človeka.
Slonová metóda
Pod "slonom" v riadení času vyplýva veľká a nepríjemná úloha. Aby sme takúto úlohu vykonali, mali by sme ju rozdeliť na čiastkové úlohy, to znamená: "Vystrihnite slona do steakov." Napríklad, ak je potrebné vykonať opravy v byte, "slon" sa dá rozdeliť na kuchyňu, kúpeľňu, balkón, obývaciu izbu, spálňu. Na druhej strane sa "rozdelia" na ľavej alebo pravej strane atď.
Metóda švajčiarskeho syra
Ďalšia technika boja proti "slonom", ale tentoraz bez prísnej usporiadanosti. Ak niekto stojí pred rozsiahlou úlohou, nevediac, od ktorej strany by ju mala "priblížiť", mala by sa poučiť z myši, ktorá v náhodnom poradí škrtí kusy syra. Postupne sa syr "rozmrzne" na oči, čím sa stáva úlohou zodpovedajúcou schopnostiam interpreta.
Časové riadenie zahŕňa mnoho vzájomne prepojených oblastí. Nie je možné zvládnuť celý arzenál jeho metód, ale každý môže zaviesť aspoň niektoré princípy takéhoto manažmentu v ich živote. Ak to urobíte bez fanatizmu, bez toho, aby ste sa robili robotom, potom bude takéto cvičenie prospešné a pomôže vám vždy nájsť čas na prácu, osobný život a sebaplánovanie.
