V každodennej slovnej zásobe fráza "Všetko ide podľa plánu". To znamená, že všetko sa deje tak, ako bolo plánované, bez najmenšieho prekvapenia alebo prekvapení. Ale prečo je to tak dôležité? Prečo potrebujete akčný plán? Čo je to? Je možné dosiahnuť ciele bez vopred stanoveného poriadku? Je plán potrebný len pre pracovné úlohy alebo je v živote nenahraditeľný? Ako sa naučiť plánovať svoj čas? Je to ťažké? Existujú účinné technológie? Nasledujúcich desať minút plánujeme, aby sme sa oboznámili s týmto problémom.
Čo je to plán?
Plán je zámerné opatrenie, ktoré je nevyhnutné na dosiahnutie cieľov stanovených v rámci časového limitu. Stručne povedané, príprava plánu pozostáva z nasledujúcich zložiek:
- Nastavenie cieľov - nastavenie cieľov;
- Návrh - akčný program;
- Variantný dizajn - výber niekoľkých nápadov;
- Termín - termíny;
- Vymedzenie zdrojov - čo je potrebné, kde ich získať;
- Určenie výkonných umelcov - kto vykoná úlohu;
- Stanovenie výsledkov - vytvorenie modelu, plánu alebo projektu.
Napríklad firma chce uviesť na trh novú produktovú líniu. Na začiatok formulujte cieľ a ciele. Vytvorte náčrty príkladného akčného programu, definujte stratégiu a taktiku. Potom nastavte termíny pre zadanie, všetky jeho pododdiely. Potom hľadajú potrebné zdroje, zdroje a určujú oblasti zodpovednosti jednotlivých výkonných umelcov. Nakoniec zaznamenávajú myšlienky na fyzickom nosiči (papier alebo digitálny dokument) a začínajú ich implementovať. Táto schéma je zjednodušená, pretože existujú rôzne typy plánovania. Ich implementácia znamená splnenie určitých osobitných požiadaviek.
Aké typy prípravy plánu existujú?
Typológia plánovania je rozsiahla, líšia sa rozsahom, načasovaním, objektmi, obsahom, hĺbkou, záväzkom, poradím, účtovníctvom, oblasťami, koordináciou plánovacích rozhodnutí. V skutočnosti je všetko jednoduché a logické. Takže plány sú:
- Podľa rozsahu:
- Všeobecne - zohľadnite všetky podrobnosti úlohy;
- Čiastočne - popíšte špecifické prvky.
- Pokiaľ ide o implementáciu:
- Dlhodobé - zahŕňa stratégiu rozvoja na viac ako 5 rokov.
- Strednodobé obdobie sa pohybuje od jedného roka do piatich rokov;
- Krátkodobé riešenie aktuálnych problémov (do 1 roka).
- Podľa objektov:
- Plánovanie cieľov - nastavenie cieľa;
- Plán finančných prostriedkov - vymedzenie rozpočtu a vybavenia;
- Výkonný plán - vymenovanie zodpovedného;
- Programový plán - Vývoj vhodných programov;
- Akčný plán - pochopenie požadovaného úsilia.
- Podľa obsahu:
- Taktický plán - podmienky na dosiahnutie cieľov;
- Strategický plán - hlavný smer práce;
- Prevádzkový kalendár - špecifikácie a termíny na stanovenie;
- Podnikateľský plán - účtovanie všetkých ukazovateľov, ktoré zohrávajú úlohu pri dosahovaní cieľa.
- V závislosti od hĺbky:
- Agregované - berte do úvahy všeobecné parametre;
- Podrobné - vypočítajte všetky možné podrobnosti.
- Záväzok:
- Povinná (smernica) - prísne predpisovaná;
- Nepovinné (orientačné) - skôr odporúčané.
- V závislosti od poradia vykonania:
- Objednávané - vyžadujúce sekvenčné vykonanie;
- Mimoriadne - sa javia ako potrebné;
- Posuvné - naznačujú možnosť rozšírenia.
- Podľa účtovných údajov:
- Pevné plány - povinné dodržiavanie všetkých predpisov;
- Flexibilné plány - schopnosť odchýliť sa od daného kurzu;
- Tesne flexibilné plány - kombinácia flexibilných a pevných plánov.
- Aplikáciou:
- Marketing - definovanie globálnej stratégie spoločnosti;
- Finančné - pochopenie ekonomickej zložky;
- Materiál a technická základňa pre výrobu;
- Výskum - vytvorenie základnej koncepcie;
- Individual - štruktúrovanie osobného výkonu.
- Koordináciou v čase:
- Súbežné plány - pozostávajú z jednej etapy;
- Postupné plány - prebiehajú v prípade dlhého procesu pozostávajúceho z jednotlivých fáz.
Uvedené typy plánov sú vo väčšine prípadov univerzálne a môžu sa používať ako na firemné účely, tak aj na zvýšenie osobnej efektivity človeka. Napríklad, môžu byť použité na zostavenie denného plánu. Čo je to? Hovorme ďalej.
Aký je denný plán?
Plán dňa - premýšľavý postup akcií na deň dopredu. Plánovací odborníci odporúčajú, aby sa dvakrát. Prvýkrát - večer a druhý - ráno, berúc do úvahy možné zmeny.
Najlepšie je mať na pamäti fyziologické vlastnosti človeka, aby sa zohľadnili denné biorytmy. Napríklad aktivácia mozgu sa aktivuje od asi 10.00 do 12.00. Počas tohto obdobia môžete naplánovať najdôležitejšie úlohy.
Ďalšie pády energie, Počas obeda sa má doplniť. Potom je potrebné nechať telo relaxovať, odpočívať. Od 14:00 do 16:00 dochádza k opätovnej aktivácii intelektuálnej a tvorivej činnosti. V tomto čase je vhodné usporiadať stretnutia alebo brainstorming.
Bližšie k 17.00 je vrchol fyzickej kondície. Tentoraz sa odporúča venovať športu alebo outdoorovým aktivitám. Potom nasleduje večera, relaxácia.
Pochopenie ich najproduktívnejších časových intervalov je pre tento čas jednoduchšie vyzdvihnúť dôležité úlohy, aby sa čo najlepšie vykonávalo čo najefektívnejšie a najefektívnejšie.
Metódy plánovania
Medzi rôznorodosť možností zostavovania plánov existuje niekoľko najefektívnejších, ktoré sú obzvlášť obľúbené podporovateľmi časového riadenia:
- Plánovanie ABC;
- Eisenhower Matrix;
- Ganttov diagram;
- Plánovanie SMART;
- Technológia GTD.
Tieto metódy môžu byť použité samostatne alebo navzájom kombinované. Každá z nich je efektívna pri riešení špecifických problémov so zameraním na konkrétny aspekt plánovania. Napríklad výber priorít, stanovenie cieľov alebo objednávanie prípadov.
Plánovanie ABC
Táto metóda zostavovania plánov je čiastočne porovnateľná s pravidlom Pareto, podľa ktorého 20% úsilia prináša 80% výsledku a naopak. Ak sa naučíte určiť najproduktívnejšie oblasti, poskytne "lví podiel" úspechu. Takže metodika ABC je založená na prioritizácii podľa ich dôležitosti:
- A - najdôležitejšie úlohy (zvyčajne ich nie je viac ako 15%, ale dávajú približne 65% výsledku);
- B - záležitosti s priemerným významom (existuje približne 20% a efektívnosť ich realizácie je v rozmedzí 20%);
- C - nie sú dôležité úlohy (dosiahnuť 15% úspech, keď je naplnený 65% času).
Po zistení a koncentrácii svojho úsilia na plnenie úloh z kategórie A výrazne zlepšuje jeho osobnú alebo pracovnú výkonnosť, pretože trávi menej času na zbytočnú prácu.
Eisenhower Matrix
Efektívne plánovanie založené na voľbe priorít, ktoré bolo pomenované po americkom veliteľovi a prezidentovi Dwightovi Davidovi Eisenhowerovi. Podľa tejto metódy je potrebné vytvoriť plány na základe dôležitosti a naliehavosti prípadov. Graficky to vyzerá ako kvadrant rozdelený na štyri časti:
- Dôležité naliehavé úlohy - rozvojový sektor;
- Dôležité, nie naliehavé úlohy - štvorec nevyhnutných záležitostí;
- Nie je dôležité, naliehavé úlohy - zóna "rutinné";
- Nie sú dôležité, nie naliehavé úlohy - časová zóna.
Prvé dva body predstavujú zónu rastu a úspechu. Tretia a štvrtá sú ľudia v rutine. Preto je lepšie sa im vyhnúť pri plánovaní a zvládaní schopnosti delegovať takéto úlohy.
Ganttov diagram
Dobrý spôsob, ako si predstaviť, čo je naplánované, je vytvoriť Ganttovu graf. Podstata metódy spočíva v konštrukcii jazdných pruhov zobrazujúcich jednotlivé úlohy, po ktorých nasleduje ich umiestnenie pozdĺž časovej osi. Použitie stĺpcových diagramov (histogramov) na realizáciu ich plánov navrhol americký inžinier a špecialista vo vedeckom manažmente - Henry Lawrence Gantt.
Táto metóda funguje navyše k iným technológiám, ktoré vám umožňujú vizuálne monitorovať všetky fázy implementácie projektu, ako aj pochopiť efektívnosť vynaloženého úsilia.
SMART plánovanie
Ide skôr o oblasť stanovovania cieľov, ale bez správne stanovených cieľov nie je možné dosiahnuť dobrý plán. Podľa tejto technológie by všetky ciele mali byť analyzované podľa hlavných kritérií:
- Špecifické - konkrétnosť;
- Merateľné, merateľné;
- Dosiahnuteľný - dosiahnuteľnosť;
- Relevantné - porovnateľnosť s inými úlohami;
- Časovo obmedzené - časovo obmedzené.
Ak cieľ splní tieto požiadavky, ďalší vývoj plánu nespôsobí vážne ťažkosti, pretože úspech bude kladený na samom začiatku tejto práce.
Technológia GTD
Pôvodná metóda bola vyvinutá americkým expertom a poradcom pre časový manažment Davidom Allenom. Skratka GTD znamená "prinášať veci do konca." Táto technológia poskytuje jasný algoritmus akcií na usporiadanie vášho života. Odporúčania začínajú správnou organizáciou pracoviska. V budúcnosti je potrebné zjednodušiť všetky vaše záležitosti a plány a robiť zoznamy pomocou kalendára-plánovača:
- Nasledujúce akcie pokrývajú blízky termín;
- Projekty - úlohy, ktoré sa vykonávajú dlho;
- Odložené - časť právomoci delegovaná na niekoho;
- Nie je povinné - nejaké vágne veci.
Podľa metódy GTD je pre úspešné plánovanie potrebné odpovedať na nasledujúce otázky:
- Aký cieľ by sa mal dosiahnuť?
- Ako sa bude implementovať?
- Aká je cesta k dosiahnutiu tohto cieľa?
Po zjednodušení ich úloh a odpovedaní na uvedené otázky sa pre človeka stáva oveľa jednoduchšie vypracovať vhodný akčný plán a implementovať ho.
Čo je chyba plánovania?
Bez ohľadu na to, ako bezchybný plán môže vyzerať, tak nemôže byť poistený proti chybám. Ich podstatou spočíva v príliš optimistickom prístupe k prognózam. Výrazným príkladom je práca, ktorá trvá hodinu a pol, namiesto plánovaných 60 minút. Individuálne aj kolektívne plány podliehajú podobným nepresnostiam.
Hlavné príčiny chýb:
- Nedostatočné využitie predchádzajúcich skúseností;
- Tendencia šíriť túžbu po skutočnosti;
- Tendencia spochybňovať minulé oneskorenia výlučne vonkajšími faktormi;
- Nepresnosti v hodnotení a vnímaní času;
- Povrchový postoj k úlohe.
Okrem toho, že sa strácajú čas, chyby v plánoch sú plné strát finančných alebo výrobných zdrojov, alebo sa spochybňuje aj realizácia úlohy. Preto sa odporúča, aby sa do akéhokoľvek plánu vložila určitá "rezerva" času a úsilia, čo vám umožní manévrovať v prípade nepredvídaných okolností alebo úprave úloh.
Bez ohľadu na to, ako závažná je úloha, bude si vyžadovať plán na jeho realizáciu. Nezáleží na tom, aký rozsah bude, na akých médiách sa zaznamená. Hlavnou vecou je splnenie všetkých potrebných požiadaviek na jej prípravu vrátane prognózy potrebného úsilia a zdrojov. Existuje veľa spôsobov, ako to urobiť, takže by ste si mali pozorne prečítať každý, aby ste si vybrali ten, ktorý sa hodí individuálne.
